DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

1. DEFINICIÓN 

Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.

Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.

2. CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar para:

• Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.
• Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.

2.1. FACTURA:
Es el comprobante de pago que sustenta gastos / costos y detalla en forma clara los bienes e importes de los mismos, por lo general, es utilizado en transacciones entre empresas o personas que necesitan sustentar el pago del IGV en sus adquisiciones, a fin de utilizar el denominado "crédito fiscal", así como gasto o costo para efecto tributario.

2.1.1. TIPOS DE FACTURA:

• Factura ordinaria

Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de una operación económica, ya sea esta una compraventa o la prestación de algún servicio.

• Factura rectificada:

Una factura rectificada es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algún error o agregar algún dato que sea necesario.

• Factura recapitulativa:

Una factura recapitulativa ofrece la posibilidad de agrupar varias facturas emitidas hacia un mismo destinatario y dentro de un mismo mes.

• Factura electrónica:

La factura electrónica es la evolución natural de la factura en soporte papel a un soporte electrónico, tiene unas características propias que conviene conocer y aprovechar: El mayor beneficio es el ahorro económico.

• Factura proforma:

Aunque se la conoce como factura proforma, en realidad este tipo de factura no es una factura real. La factura proforma es un documento en el que se detalla una oferta comercial.

2.1.2. TIPOS DE FACTURAS SEGÚN LOS REQUISITOS LEGALES:

• Factura Completa:

La factura completa es el tipo de factura que cumple con todos los requisitos que estipula la normativa vigente. Esta aclara que la emisión de este documento será obligatoria para toda operación comercial realizada por un empresario o profesional en el ejercicio de sus funciones.

• Factura Simplificada:

Existen ciertas facturas que no contienen toda la información requerida para ser una factura completa. Este tipo de factura se denomina factura simplificada y solo puede ser emitida bajo ciertas circunstancias.

2.2. RECIBO POR HONORARIOS

El Recibo Por Honorarios es un documento considerado Comprobante De Pago que deberá ser emitido cuando se presten servicios a través del ejercicio individual que cualquier profesión, arte, ciencia u oficio como el prestado por médicos, abogados, contadores, periodistas, gasfiteros, pintores, entre otros de naturaleza similar.

2.3. BOLETA DE VENTA

Es el comprobante de pago que se emiten en operaciones con consumidores o usuarios finales, y que no permite ejercer el derecho al crédito fiscal, ni sustentar gasto o costo para efecto tributario.

2.4. NOTA DE CRÉDITO COMERCIAL

Es aquel documento comercial emitido por el vendedor en el cual se detallan conceptos por los que un comprador dispone de crédito a su favor en su cuenta comercial. Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas, deprecios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación. Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguiente motivos:

• Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.
• Devolución de mercaderías.
• Error en más en la facturación.

2.5. NOTA DE DÉBITO COMERCIAL

Es un comprobante que la empresa envía a su cliente en el que se notifica haber cargado en su cuenta una suma o valor. Incremente el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por error en la facturación, interés por mora en el pago.

Se usa:

En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplica un cheque depositado y girado sobre una plaza interior.

En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería, cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.

2.6. TICKETS

• Tipo Factura:

Comprobante del mismo valor fiscal que la factura, pero tiene un formato similar a un ticket de siete centímetros de ancho, por lo que se puede detallar los datos del comprador.

• Tipo Boleta De Venta:

Comprobante de pago que no lleva RUC, siendo una boleta de venta

2.7. RECIBO DE SERVICIOS PÚBLICOS

• Agua

• Luz, etc.

2.8. LIQUIDACIÓN DE COMPRA

Es un comprobante de pago que acredita la adquisición de bienes a personas que se dedican a la actividad en el sector primario, que no cuentan con número de RUC. La liquidación de compra es emitida por contribuyentes del Régimen General y del Régimen Especial del Impuesto a la Renta. Permite ejercer el derecho al crédito fiscal Base legal: Numeral 4 del artículo 4° e inciso 1.3 del numeral 1 del artículo 6° de la Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT y modificatorias.

2.9. GUÍA DE REMISIÓN

La guía de remisión es el documento que sustenta el traslado de mercaderías dentro del territorio nacional por cualquier motivo y su origen lícito, es regulado por la SUNAT

Base legal: 

Superintendencia N° 007-99/SUNAT (Reglamento de Comprobantes de Pago)

2.9.1. Tipos De Guías De Remisión

• Guía De Remisión Transportista:

Cuando el servicio de transporte de bienes es prestado por terceros, es el transportista quien emite el documento para sustentar este traslado, por cada remitente y por cada unidad de transporte.

Se emite una guía de remisión transportista cuando el servicio es subcontrate el servicio, señalando datos de la empresa (RUC, nombre y apellido o razón social).

• Guía De Remisión Remitente:

Es el documento que emite el Remitente para sustentar el traslado de bienes con motivo de su compra o venta y la prestación de servicios que involucran o no la transformación de bienes, cesión en uso, consignaciones y remisiones entre establecimientos de una misma empresa y otros.

2.10. BOLETOS DE TRANSPORTE

Es el comprobante de pago que se emite a los usuarios o pasajeron por la prestación de un servicio de transporte público nacional de pasajeros, el mismo que debe ser emitido independientemente del monto cobrado o si se trata de la prestación de un servicio a título gratuito. Sustenta costo o gasto para efecto tributario y, en ningún caso se podrá canjear por factura. Todo boleto debe consignar siempre la información precisa para aclarar que tipo de servicio o producto se esta adquiriendo con él.

• Terrestre:

Los boletos de viaje son aquellos emitidos por las empresas de transporte terrestre público interprovincial de pasajeros dentro del país

• Aéreo:

Es un contrato entre la compañía de transporte y el pasajero y tiene un valor monetario real. Un pasajero que extravía un boleto pierde tanto su derecho de abordar un vuelo como el valor en efectivo del boleto.

Base Legal:

Resolucion de Superintendencia N° 156-2003/SUNAT

2.10.1. Requisitos De Los Boletos De Transporte:

• Aéreo:

1. Itinerario del viaje.
2. RUC de la Compañía de Aviación Comercial.
3. Número del Boleto de Transporte Aéreo.
4. Fecha de emisión.
5. Apellido Paterno y Nombre del Pasajero.

• Terrestre

1. Datos de identificación del transportista.
2. Denominación del comprobante: BOLETO DE VIAJE.
3. Numeración: serie y número correlativo.
4. Datos de la imprenta o empresa gráfica que efectuó la impresión:

           a. Apellidos y Nombre(s), denominación o razón social. Adicionalmente, podrá consignarse el nombre comercial.

            b. Número de RUC.

            c. Fecha de Impresión.

3. DOCUMENTOS ACEPTADOS EN EL SISTEMA COMERCIAL FINANCIERO

3.1. LETRA DE CAMBIO

Se trata de un instrumento de cobro y pago no generado por una entidad financiera, uno de los instrumentos físicos mas utilizados en el ámbito empresarial. En la letra de cambio es quien debe de cobrar quien tiene la iniciativa en el pago al igual que en el recibo bancario.

La letra de cambio tiene las siguientes funciones dentro del ámbito empresarial:

• Medio de pago.
• Garantía financiera, dado su carácter ejecutivo puede utilizarse como garantía en operaciones de financiación.

3.1.1. Requisitos Que Debe Tener La Letra De Cambio:

• La denominación de "Letra de Cambio" inserta en el mismo texto el Título y expresado en el mismo idioma empleado en la redacción del documento.
• La orden de pagar una suma determinada. Esta orden no puede estar sujeta a la condición de que suceda un hecho futuro o incierto. Por otra parte, si la cantidad a abonar reflejada prevalecerá sobre la indicada en cifras.
• Nombre, apellido y dirección del que debe pagar o librado.
• La fecha de vencimiento. Si el vencimiento no está indicado, se entenderá que la letra de cambio es "pagadera a la vista", esto es, a su presentación. Dependiendo de su vencimiento, la letra puede emitirse.
• A fecha fija: El día del vencimiento será el que conste en la letra de cambio.
• A un plazo desde la fecha: El vencimiento tendrá lugar transcurrido un determinado plazo contado desde la fecha que se indica en la letra y en su cómputo no se tendrán en cuenta  los días inhábiles (domingos y festivos) Si el plazo se establece por meses, estos se computarán de fecha a fecha.
• A la vista: La letra será págadera en el momento de su presentación al cobro
• A un plazo desde la vista: La letra será pagadera cuando transcurra el plazo establecido desde el momento que se acepta o del levantamiento del protesto.
• Lugar donde el pago debe efectuarse. Si no se indica, deberá realizarse en el domicilio del librado.
• Nombre y apellidos de la persona a quien debe hacerse el pago o a cuya orden debe realizarse, beneficiario o tomador.
• Lugar y fecha en la que se emitió la letra.
• La firma del que gira o emite la letra.

3.2. PAGARÉ

El pagaré es un título valor utilizado frecuentemente en las operaciones de crédito, en virtud del cual una persona (denominada emitente o librador), se obliga a pasar a otra persona (tomador o beneficiario) una cantidad de dinero en una o unas fechas determinadas. A diferencia de la letra de cambio, en este título valor, siempre es el emitente del pagaré quien asume la condición de obligado principal, es decir quien debe pagar el impone al tomador.

Por ello, en el pagaré intervienen necesariamente dos sujetos:

• El emitente, librador o girador, quien asume la calidad de obligado principal.
• El beneficiario o tenedor, que es la persona que podrá exigir la prestación contenida en el título valor.

Asimismo, pueden intervenir, de ser el caso:

• Un endosante, que es iodo beneficiario que transfiere el pagaré vía endoso.
• Un endosatario, que es la persona que ha recibido el pagaré por endoso, constituyéndose de esta manera en el nuevo beneficiario del título.
• Un garante, que es cualquier persona, menos el girador, que garantiza en todo o parte el pago del pagaré

3.2.1 Requisitos Del Pagaré

• La denominación del pagaré.
• El vencimiento (fecha en que deberá abonarse).
• El importe a abonar.
• El lugar (donde debe efectuarse el pago).
• Nombre del beneficiario.
• Lugar y fecha de libramiento (emisión)
• Firma del deudor

3.2.2 Clases De Pagaré

Según quien los emite:

• Pagarés De La Empresa

Documento que contiene un compromiso escrito de pago de una cierta cantidad de dinero en un plazo determinado (puede ser corto o largo). El pago debe efectuarse en la fecha marcada y cobrando los intereses durante la compra del pagaré.
Son vencimientos a corto plazo, generalmente 3, 6 o 12 meses y hasta 18 meses como máximo.
La propia empresa actúa como garante de los  pagarés.

• Pagaré Bancario

Es un título o documento, sin garantía, en el cual una entidad financiera (bancos y cajas de ahorros) se compromete a efectuar el pago de una cantidad determinada en una fecha futura.

Según Su Forma De Emisión:

• Pagaré A La Orden:

Designan a una persona como titular del derecho, a favor de la cual habrá de satisfacer. Siempre realizan una función de giro. Este tipo de pagarés permiten que el legítimo tenedor transmita mediante endoso el pagaré a un tercero.

• Pagaré No A La Orden:

Mediante esta fórmula el firmante expresa la prohibición de que el título sea transmitible mediante endoso, aunque se podrá transmitir mediante la cesión ordinaria para su cobranza.

• Pagaré Cruzado:

Presentan dos líneas paralelas en el anverso. En este caso el pagaré tan sólo podrá ser cobrado por el legítimo tenedor mediante abono en cuenta, sólo en el caso de que sea cliente de la entidad librada, podrá cobrarlo en ventanilla.

• Pagaré Nominativo:

Es emitido a favor a nombre de persona determinada, quien es su titular. Se transmite por donación de derechos. Estos últimos carecen de la clausura "a la orden" y si se consigna no lo convierte en título valor endosable.

• Para Abonar En Cuenta:

Incluyen una cláusula en su anverso donde se indica que para su cobro se deberá abonar en cuenta.

• Sin Vencimiento:

En este caso nos encontramos con un pagaré con vencimiento a la vista, puesto que tan sólo con la cumplimentación de la fecha de vencimiento al momento de cobro lo podemos cobrar.

3.3. ESTADO DE CUENTA CORRIENTE

Cuenta corriente bancaria es el contrato firmado entre una persona física y jurídica con una entidad financiera y por el que dicha persona puede ingresar en dicha entidad importes en efectivo que conforman un saldo a su favor del que puede disponer de forma inmediata, parcial o totalmente.

Caracteres De La Cuenta Corriente:

• Es Autónomo:

Consiste en una combinación de prestaciones que el banco realiza por cuenta y en interés del cliente, verbigracia, el servicio de caja que presta el banco integrando en este elemento del mandato y del depósito.

• Es Bilateral:

Porque engendra obligaciones para ambas partes, de ejecución continuada o sucesiva.

• Es Consensual

Ya que se origina por voluntad de las partes; siendo condición de "habilitación", la provisión de fondos, o autorización para girar en descubierto.

• Es Oneroso

Ya que los bancos suelen cobrar intereses y gastos por las gestiones, o intereses del descubierto.

3.4. NOTA DE CRÉDITO BANCARIA

La nota de crédito bancario (o boleta de depósito) es un documento que extiende el banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de depósito, para ser sumada a la cuenta del titular.

Importancia:

• Para El Cliente: Permite controlar y contabilizar el depósito realizado.
• Para El Banco: Sirve para acreditar en la cuenta del cliente el dinero depositado.

Requisitos:

• Nombre del Banco.
• Lugar y fecha del depósito.
• Nombre y número del comprobante.
• Nombre y domicilio del titular de la cuenta corriente o caja de ahorro.
• Número de la cuenta.
• Importe total depositado en número y letras.
• Detalle de los valores que se depositan.
• Firma y nombre del depositante.
• Plazo en que el depósito tiene que ser acreditado a la cuenta del titular.
• Firma del cajero y sello del banco.

3.5. NOTA DE DÉBITO BANCARIA

Es el  documento que emiten los bancos a sus clientes para informarles un movimiento de cargo o disminución de recursos, ya sea por un cheque compensado, transferencia electrónica o cargo por servicio.

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